Ключова різниця: друкований примірник посилається на друкований цифровий файл документа на папері, тоді як м'яка копія є недрукованим файлом електронних документів, який існує в будь-якій цифровій формі, як у персональних комп'ютерах, накопичувачах, DVD-дисках тощо

Дані та інформація є дуже важливими у галузях навчання та знань. Більшу частину часу, інформацію або дані потрібно обмінювати або розповсюджувати. Багато разів інформація проходить через різні канали до досягнення кінцевого пункту призначення. Існують різні форми передачі інформації. У світі електроніки обмін інформацією може швидко відбуватися за допомогою друкованої та м'якої копії. Багато людей плутають між ними. Вони обидва відрізняються один від одного.

Тверда копія - це ім'я, надане копії, яка генерується шляхом друку будь-якого документа на папері або на поверхні будь-якого іншого елемента. Тверду копію можна легко доторкнутися, як вона отримана на матеріальному середовищі, як папір. Для читання такого роду файлів не потрібно будь-якого засобу живлення. Ви повинні були використовувати різні відбитки або копії для різних цілей, як коледж завдань або для офісних звітів. Кожен, хто хоче, може звернутися до них. Це фізична сутність.

З іншого боку, м'яка копія зберігається в пам'яті, і вона читається, показуючи її на екрані. Як файл зберігається в пам'яті,

вона не чіпається. Його можна розглядати як віртуальну копію. Її потрібно супроводжувати пам'яттю. Наприклад, коли файл зберігається в Microsoft Word, його називають м'якою копією. Ви можете переглянути його, відкривши файл.

Вона називається м'якою копією, оскільки ви не можете доторкнутися до неї, і ви повинні прочитати її на екрані. У випадку, якщо комп'ютер вимкнеться, ви не зможете його прочитати. Деякі види спеціального програмного забезпечення потрібні для зберігання та відображення м'якої копії. Цей же файл можна роздрукувати за допомогою електронного принтера, підключеного до комп'ютера. Друкована копія документа тепер називається друкованою версією. Таким чином, паперовій копії передує м'яка копія.

Основна відмінність між жорсткою та м'якою копією полягає в тому, що на відміну від копії, м'яка копія завжди вимагає електронного носія для читання та відображення. Навіть якщо у вас є дані в ручці, він повинен відображатися за допомогою комп'ютера або будь-якого іншого сумісного носія. Обидва мають свій власний набір переваг і недоліків. Тверду копію можна використовувати миттєво, тоді як м'яку копію можна читати лише за допомогою електронного пристрою відображення. М'яка копія є кращою для легких змін, які можна зробити на ній. Однак, це залежить від конкретних вимог, на основі яких можуть бути згенеровані жорсткі або м'які копії.